É necessário acessar o AFM Gestão. Caso não esteja localizando-o, leia o artigo Como acessar o ambiente AFM Gestão? e volte para este passo a passo.
Modos de Cadastro
É possível cadastrar os colaboradores de duas formas:
Cadastro via Planilha de Efetivos
1. Acesse a aba “Contratos” no lado esquerdo da tela.
Nessa aba aparecerão todos os contratos da sua empresa junto ao cliente.
2. Selecione o contrato dos colaboradores que deseja cadastrar.
Sua tela será redirecionada para a para as “Informações Gerais” desse contrato. Após isso, é necessário clicar em “Efetivo”.
Na aba de efetivo aparecerá as opções de “Baixar Modelo” e de “Importar Funcionários”.
3. Aperte no botão “Baixar Modelo”
Será baixada uma planilha de Excel para o preenchimento das informações de contrato de cada colaborador/funcionário
É importante ressaltar que a planilha não deve sofrer nenhuma alteração ou formatação, e o preenchimento deve ser feito com precisão.
Isso se deve ao fato de que o sistema realiza uma leitura automática da planilha, a qual só é bem-sucedida se ela estiver corretamente preenchida e mantiver seu formato original.
4. Verifique que as legendas com asterisco
É necessário se atentar as legendas, a primeira delas indica que colunas com apenas um asterisco (*) são de preenchimento obrigatório. Já as demais legendas serão citadas no decorrer do artigo.
Para garantir um preenchimento adequado, vamos tratar no detalhe cada uma das colunas a serem preenchidas. Portanto, siga as informações fornecidas abaixo:
Caso não encontre uma coluna na planilha, que está listada abaixo, não se preocupe: o Cliente configura quais informações serão necessárias para cadastro.
Nome
O cadastro do nome deve ser realizado conforme documentação do colaborador, contendo o Nome Completo, sem abreviações.
Gênero
Selecionar a partir do botão de escolha que se encontra à direita da célula. Ao clicar na seta contida ao lado direito da célula, abrirá uma listagem com os gêneros disponíveis para cadastro. Basta selecionar o gênero pertinente ao colaborador.
Modalidade de Contratação
Selecionar a partir do botão de escolha que se encontra à direita da célula. Ao clicar na seta contida ao lado direito da célula, abrirá uma listagem com os tipos de modalidade de contratação, é necessário selecionar a modalidade referente ao colaborador.
É válido destacar que os próximos campos de preenchimento (CPF, PIS e Documento Estrangeiro) variam de acordo com a Modalidade de Contratação do Colaborador.
Conforme descrito nas legendas ** e ***, presentes na planilha:
CPF
Número do CPF, somente os dígitos. Lembrando que, conforme descrito na legenda da planilha, os campos de CPF e de Documento Estrangeiro não podem ser preenchidos de forma conjunta, é necessário o preenchimento de apenas um dos campos.
PIS
Número do PIS, somente os dígitos. Lembrando que, após mudanças nos documentos de identificação brasileiros, o PIS não é mais obrigatório quando a modalidade de contratação é CLT; para as demais modalidades de contratação, seu preenchimento continua sendo facultativo
Documento Estrangeiro
É necessário informar a documentação estrangeira do colaborador, nessa célula é possível a utilização de números e letras. Lembrando que a documentação estrangeira não pode ser preenchida de forma conjunta com o CPF, conforme indicado na legenda presente na planilha.
Tipo de Moradia
É necessário selecionar uma das opções contidas na listagem apresentada ao clicar na seta à direita da célula, normalmente seu preenchimento deve ser feito com “residente local” variando apenas para alguns poucos colaboradores específicos.
Função
Selecionar a função do colaborador a partir do botão de escolha que se encontra à direita da célula.
Atividades
Na célula da atividade, é necessário preencher a(s) atividade(s) exercida(s) pelo colaborador, por meio da utilização das nomenclaturas que se encontram na segunda planilha do arquivo, denominada “Atividades”, conforme o print abaixo.
É necessário copiar a atividade presente na segunda planilha e colar na célula correspondente a atividade do colaborador, pois a nomenclatura não pode sofrer alterações.
Nos casos em que o colaborador realiza mais de uma atividade, é necessário separar ambas as atividades com ponto e vírgula (;), conforme descrito na legenda presente na planilha.
Apenas caso não encontrem a atividade pertinente, a célula poderá ficar em branco.
Início atividades
Informar a data de Início da Atividade do colaborador no contrato em questão, seguindo o formato de data (XX/XX/XXXX).
Não confundir com a data de admissão do colaborador
Fim atividades
Informar a data do Fim da Atividade do colaborador no contrato em questão, seguindo o formato de data (XX/XX/XXXX).
O preenchimento dessa célula deve ser obrigatoriamente realizado apenas quando o colaborador deixou de prestar serviços no contrato em questão, ou seja, quando o cadastro do colaborador for inativado (inative o colaborador por meio do preenchimento da célula contida na coluna Situação)
Salário
Informar o salário base completo, somente dígitos. Nesse campo não devem ser considerados os adicionais.
Escala
Selecionar a Escala, por meio do botão de escolha à direita da célula.
Início da Jornada*
Horário de início da jornada seguindo formato “hora:minuto” - 00:00.
Término da Jornada*
Horário de término da jornada seguindo formato “hora:minuto” - 00:00
*Em casos de a jornada não ser igual para todos os dias, por existir compensação para chegar às 44h semanais permitidas por lei, deve ser realizada uma aproximação das jornadas, para não ultrapassar a esse limite.
Por exemplo: o funcionário trabalha de 8h às 17h de segunda à sexta e das 8h às 12h no sábado. Nesse caso, deve-se colocar a jornada aproximada, que não se pode extrapolar às 44h semanais. Então, deve ser informada a jornada da seguinte forma: das 8h às 17:48h.
Intrajornada Descansada
Quantidade de horas da intrajornada descansada, seguindo formato de “hora:minuto”, sendo a intrajornada descansada, o período de descanso que o funcionário acaba realizando pausa no expediente. A Intrajornada Descansada é a hora no meio da jornada de trabalho para descanso e alimentação, comumente chamada de “horário de almoço” que é efetivamente gozada pelo colaborador.
Nessa célula deve ser cadastrado o tempo de intrajornada desancada, por exemplo, um colaborador que sai para almoçar 12h e volta 13h realiza 1h de intrajornada descansada e, portanto, deve ser preenchido 01:00 na célula em questão.
Intrajornada Remunerada
Quantidade de horas da intrajornada remunerada, seguindo formato de “hora:minuto”, sendo a intrajornada remunerada, o período de descanso que o funcionário acaba executando o trabalho, isso é, o período indenizado porque o funcionário não foi liberado para gozar integramente do seu horário de descanso.
A Intrajornada Remunerada é quando o colaborador não goza do seu horário de descanso. Nesse caso, a empresa deve remunerá-lo pelo período de descanso suprimido. Caso o colaborador não possua intrajornada remunerada, é necessário preencher com 00:00.
Horas Extras
Quantidade de horas extras é calculada com base na jornada informada. Nesse campo, deve-se preencher apenas as horas extra habituais, horas extras ocasionais não devem ser informadas nesse campo, elas aparecem no cartão de ponto dos colaboradores sendo calculadas através deste.
Caso o colaborador não realize horas extras habituais, é necessário preencher com 00:00.
Trabalha nos Feriados
Informar se trabalha em feriado, com as opções Sim ou Não, ou Folga Compensada.
Insalubridade (%)
Valor de insalubridade, selecionando no botão de opções à direita da célula, caso não tenha, inserir o valor 0%.
Periculosidade (%)
Valor de periculosidade, selecionando no botão de opções à direita da célula, caso não tenha, inserir o valor 0%.
Gratificação / Acúm. Funções
Deve ser preenchida a porcentagem referente a gratificação paga ao funcionário e caso não haja gratificação deve se preencher com 0%.
Situação
Selecionar se o colaborador se encontra Ativo ou Inativo no contrato em questão. O funcionário ativo é o que está atualmente prestando serviços no contrato.
Enquanto, o funcionário inativo é aquele que já prestou serviços no contrato, mas atualmente não está mais a disposição daquele tomador, seja por demissão, transferência, licença médica, ou outro motivo de afastamento legal.
Caso seja necessário inativar o colaborador, indique a data em que o colaborador parou de prestar serviços no contrato, na coluna "Fim Atividades", conforme já descrito no tópico de mesmo nome.
Raça
Selecionar a partir do botão de escolha que se encontra à direita da célula. Ao clicar na seta contida ao lado direito da célula, abrirá uma listagem com as Raças disponíveis para cadastro do colaborador no sistema, basta selecionar a Raça pertinente.
Data de Nascimento
Informar a Data de Nascimento do colaborador, seguindo o formato de data (DD/MM/AAAA)
É possível digitar e copiar os dados, desde que sigam o formato contido nas opções, sem espaços antes ou depois da informação
5. Realizado o upload da planilha de Excel no sistema
Finalizado o preenchimento de todos os colaboradores do contrato selecionado, basta voltar para a aba “Contratos”.
Selecionar o contrato dos colaboradores/funcionários que deseja cadastrar, ir em “Efetivo”, clicar no botão de “Importar Funcionários” e selecionar o arquivo em Excel preenchido no seu computador.
O sistema realizará o processamento das informações. Aguarde o retorno via e-mail ou o aparecimento das informações dos colaboradores em tela.
Cadastro via Tela
O cadastro através de planilha é uma facilidade destinada a empresas com grande número de colaboradores. Entretanto, também é viável realizar o cadastro manualmente.
O processo de cadastro manual segue um procedimento semelhante ao da planilha e é efetuado na mesma aba (Clicando em Contratos > Selecionando o Contrato desejado > Clicando em Efetivo).
No entanto, para incluir novos colaboradores, é necessário clicar no ícone de adição (+) em azul, localizado na parte inferior da lista, conforme ilustrado na captura de tela abaixo.
Então, o usuário deverá preencher os seguintes campos:
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Nome**, com o nome completo do colaborador
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CPF**, apenas dígitos
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É possível que ao digitar alguma informação do colaborador como nome ou CPF, por exemplo, o sistema dê algumas opções de preenchimento automáticas, isso acontece caso o sistema já tenha disponível em seu bando de dados, informações referente ao colaborador.
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PIS**, apenas dígitos
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Função**, de acordo com o CBO
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Em relação aos campos de Nome, CPF, PIS e Documento estrangeiro de colaboradores já cadastrados, é importante destacar que esses dados só podem ser modificados por solicitações ao nosso time.
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Atividades
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Situação
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E caso o contrato seja contínuo, os seguintes campos, com as informações contratuais do colaborador:
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Após o preenchimento, basta clicar no botão salvar e o efetivo será cadastrado.
Caso seja necessário, com exceção de Nome, CPF, PIS e Documento estrangeiro, é possível efetuar modificações e atualizações de informações para os demais campos, seja via planilha (baixando a planilha, alterando as informações e efetuando o upload dela no sistema), ou de forma manual, clicando no ícone azul que contêm três pontos e, após isso, clicando em editar, conforme captura de tela abaixo:
Após concluir o preenchimento das informações dos colaboradores, não se esqueça de clicar no botão "Salvar" para garantir que as alterações sejam registradas.
Não se esqueça de manter o cadastro de colaboradores atualizado no sistema!
Imagens meramente ilustrativas. Os dados apresentados são fictícios, com o intuito de exemplificar.
Caso não apareça alguma das Ferramentas listadas, é possível que seu usuário não tenha acesso a ela.